Структура письма имеет вид, показанный на рисунке:

Шапка содержит формальные сведения об авторе.

Обращение — слово или словосочетание, которым приветствуют получателя письма в первых его строчках.

Содержание — основная часть, раскрывающая тему письма. Правила записи содержания:

• Текст хорошо структурирован и ясно раскрывает тему.
• Строки выровнены по вертикальной прямой слева и максимально справа (по фиксированной позиции из диапазона 60-70 символов).
• Пробелы правильно употребляются со знаками препинания.
• Грамматические ошибки отсутствуют.

Подпись — авторская формула, размещаемая в конце письма.

Вид подписи является разрешением автора использовать приведённую формулу в качестве обращения.

Отсутствие подписи может быть воспринято корреспондентом как небрежность, неуважение к получателю письма и создаёт трудности при записи обращения в ответе.