На этой странице:

• Правила хорошего письма
• Устройство почтовых программ
• Тема письма
• Проверка правописания
• Длина строки

Правила хорошего письма

Вася сидит за компьютером и задумчиво смотрит на белый как снег лист экрана. Он сочиняет письмо, но что-то не очень получается. “Мне бы придумать первую строчку”, — думает Вася. — “Дальше всё пойдёт само собой!”.

Папа входит в комнату (совсем некстати, надо отметить), и отвлекает Васю от почти сложившейся фразы.

Папа. Сочиняешь? А что ты записал в первой строчке письма?

Вася. Как у Высоцкого: “Во пéрвых строках письма шлю тебе привет!”.

Папа. Да, верно! Письмо должно начинаться с обращения. Для близкого друга вполне подойдет фраза “Здравствуй, Миша!” или “Дорогой Миша!”, или просто “Привет!”. А как ты начнешь письмо своему директору школы?

Вася. Понятно, я не буду писать “Привет!“, и даже “Дорогой Иван Петрович!”

Папа. К взрослому человеку, с которым ты не находишься в родственных отношениях, лучше обратиться так: “Уважаемый Иван Петрович!” или “Глубокоуважаемый Иван Петрович!”

А как обратиться к человеку, если он не написал в письме своё имя или подписался слишком кратко, например, так: “И. П. Щ.”?

Вася. Напишу “Дорогой И. П. Щ.!”.

Папа. Это плохо. С одной стороны, корреспондент виноват сам: не указал в подписи полного имени, но с другой — зачем укорять его, может быть, это вышло случайно.

Вася. Так как же к нему обратиться?

Папа. Если это твой ровесник, то можно так: “Дорогой друг!”. Если это взрослый человек, то лучше так: “Уважаемый корреспондент!“

Мы обсудили самые общие правила построения обращений. В каждом конкретном случае всё решается индивидуально, но так, чтобы с первой же строки не обидеть своего адресата.

Нехорошо допускать ошибки в имени корреспондента — это сразу настроит его против тебя. Ошибки в письмах — вещь вообще неприятная, но в обращении они просто недопустимы.

Вася. Я буду тщательно проверять свои письма и особенно обращения.

Папа. А также не забывай в письмах ставить свою подпись, чтобы к тебе могли правильно обратиться твои корреспонденты.

Вася. В конце письма я обычно записываю свое имя: “Вася”.

Папа. Если ты пишешь человеку, с которым давно переписываешься, то такой подписи достаточно. Но если письмо предназначено незнакомому или мало знакомому человеку, то этого явно мало. Надо написать полное имя и сообщить о себе некоторые сведения, которые подскажут адресату, с кем он имеет дело.

Такие формальные сведения лучше записывать в шапке письма, чтобы корреспондент сразу получил о тебе некоторую информацию.

Вася. Что ты называешь “шапкой” письма?

Папа. Шапка — это верхняя часть письма, которая содержит формальные сведения об авторе. Шапку размещают перед обращением.

Таким образом, структура письма имеет вид, показанный на рисунке:

Два знака минуса с первой позиции в строке, предшествующей подписи, является формальным правилом, отделения подписи от остальной части письма.

Если автор представлен в шапке письма, то в конце сообщения можно поставить менее формальную подпись. Подписи могут быть, например, такими:

• С уважением, Петр Александрович
  
• Всего доброго, Константин Ляпушкин
  
• Успехов вам, Роберт
  
• Ваша Мила
  

Краткая подпись является разрешением автора на её использование при обращении.

Кто-то воспользуется этим разрешением, а кто-то будет обращаться по полному имени и отчеству.

С другой стороны, если в подписи стоит “Венедикт Арбалетович”, то начинать письмо с обращения “Привет, Веня!” — не этично.

Теперь давай поговорим об основной части письма, расположенной между обращением и подписью.

Вася. Думаю, здесь не может быть особых правил: каждый пишет так, как привык.

Папа. Лучше иметь хорошие привычки, чем плохие. Письмо легче понять, если в нём есть порядок: проставлены заголовки и подзаголовки. Письмо тогда будет напоминать книгу с её главами, параграфами и пунктами. Самое любопытное в том, что писать такие письма гораздо легче: написал заголовок и сразу задал себе программу — о чём писать в этой небольшой главе.

Вася. Твоё правило подходит для деловых писем, а если я сочиняю что-то такое, что не укладывается в главы и параграфы?

Папа. Соглашусь с тобой, но только наполовину: всегда полезнее иметь продуманный план сообщения, чем нажимать клавиши по мере того, что в данный момент приходит в голову. Может получиться не письмо, а манная каша, поверь моему журналистскому опыту!

Вася. Твоему опыту я, конечно, верю — статьи и заметки моего папы всегда приятно читать: они написаны очень понятно. Думаю, что со временем и я научусь нажимать на клавиши так, чтобы на экране получался красивый, содержательный текст.

Папа. Спасибо! Мой сын учится говорить комплименты! Раз ты упомянул о красоте текста на экране, то поговорим о длине строки, форматировании и знаках препинания.

Строчки письма не должны быть слишком длинными. Они должны помещаться на экране целиком, иначе читать их будет неудобно. Хороший размер для экранной строки — 64 символа, или чуть больше.

Вася. Это понятно: если при чтении письма приходится постоянно пользоваться горизонтальной прокруткой, то к концу текста устанут не только глаза, но и руки! Однажды я намаялся, читая “хвостатый” файл Маши.

Заметим, что длина строки, которой озабочен папа, важна лишь для писем в виде обычного текста.

Современные почтовые программы предлагают два варианта создания писем: либо в формате обычного текста (plain text), либо в формате гипертекстовой страницы (HTML).

В последнем случае текст разделяется не на строки, а на абзацы (как в редакторе Word). Абзацы выводятся на экран так, чтобы занять всю ширину окна, поэтому в узких окнах длина строки абзаца будет маленькой, а в широких — большой. В любом случае горизонтальная прокрутка для чтения не потребуется:

Однако, папа предпочитает посылать электронные письма в виде обычного текста и для этого есть весомые причины (подробный разговор о них в уроке 6). Для таких писем забота о длине строки очень важна — читать текст, используя горизонтальную прокрутку, очень неудобно:

По нижеприведённым ссылкам рассказано, как установить формат письма и длину строки в двух почтовых программах.

• Outlook Express (другой документ)
• The Bat (другой документ)

Папа. Чтобы рисунок письма был приятен глазу, его текст нужно выравнивать внутри каждого абзаца строго по левому и максимально по правому краю, то есть форматировать. Понятно, что форматирование желательно выполнять не вручную, а средствами того редактора, в котором пишется текст сообщения.

Теперь о знаках препинания. При записи текста на компьютере к ним нужно относиться с повышенным вниманием.

Вася. Запятые для меня всегда были проблемой. Обычно я их ставлю там, где хочу указать паузу для чтения, но это не всегда совпадает с правилами русского языка.

Папа. Я хочу поговорить не о грамматике, а о том, что если знак препинания отделяют от слова пробелом, которого быть не должно, то это некрасиво и может привести к ошибкам автоматического форматирования.

Вася. Да, я помню это по нашим прежним занятиям. Если, например, запятая выделена пробелами, то она воспринимается текстовым редактором как отдельное слово и может при форматировании попасть в начало строки.

Помню я и правила, относящиеся к другим знакам препинания.

Пробел ставится после, а не до:

запятой точки точки с запятой двоеточия вопросительного знака восклицательного знака многоточия закрывающей скобки закрывающей кавычки

Пробел ставится до, а не после:

открывающей скобки открывающей кавычки

Пробел ставится до и после:

тире

Пробелы вообще не ставятся при:

дефисе

Из этих правил есть небольшое количество исключений. Например, пробел не ставится между открывающей скобкой и следующей за ней открывающей кавычкой.

Папа. Можно вспомнить отношение к пробелу текстовых редакторов: пробел — это разрешение перехода на новую строку при форматировании. Получается, что строка может начаться со знака препинания, если перед ним стоит пробел!

Было:

Добавили слово, и автоматическое форматирование привело к результату:

Вася. Таким образом, универсальное правило можно сформулировать так: пробел ставится в том месте, с которого можно начать новую строку.

Понять, что запятые нужно писать слитно со словами, за которыми они следуют, очень легко. А вот как научиться ставить их в правильном месте и не делать в тексте других грамматических ошибок?

Папа. Ты, конечно, сам знаешь ответ на этот вопрос: нужно лучше относиться в школе к урокам русского языка!

Однако, компьютер и здесь может оказаться хорошим помощником: текстовые редакторы, входящие в состав большинства почтовых программ, умеют выполнять проверку правописания. Кроме того, есть мощный текстовый процессор Word, в котором можно проверить письмо, перед его отправкой корреспонденту.

Вася. Хотелось бы получше разобраться с устройством почтовых программ.

Папа. Про это лучше расскажет Петя.

Устройство почтовых программ

Пока Вася с папой обсуждали правила хорошего письма, Петя наслаждался Борисом Акуниным, комфортно расположившись на диване. Поняв, что вопросов въедливого брата ему не избежать, он закрыл книгу и сменил отца в роли наставника.

Рассказ Пети: устройство почтовых программ (другой документ)

Тема письма

Вася изрядно заскучал, пока Петя излагал интерфейсные премудрости почтовых программ. Нельзя сказать, что Вася не любит нажимать кнопки и щёлкать мышкой, да разве Петя позволит это делать, в то время когда он сам занял компьютер и упражняется в роли гуру! А смотреть, как другие работают на компьютере, занятие не самое весёлое.

Так размышлял Вася, вполуха слушая Петю, когда в комнату снова заглянул папа.

Папа. Вы всё ещё разбираетесь с устройством почтовых программ?

Петя. Думаю, на сегодня уже достаточно, что-то Вася совсем загрустил.

Папа. Отлично! Тогда на закуску я хотел бы немного поговорить о содержимом поля Тема на бланке письма:

Вася. В это поле записывается заголовок письма. Ну, будто название рассказа в книге.

Папа. Вот именно! Заголовок! А заголовки очень важны, их нужно продумывать очень тщательно, говорю, как журналист!

Хороший заголовок должен:

• Точно соответствовать содержанию.
• Быть кратким.
• Интриговать читателя (если это возможно и уместно).

Вася. Да, это понятно.

Если заголовок не имеет отношения к содержанию, он собьет читателя с толку. Корреспондент подумает, что получил письмо про Фому, а читать будет про Ерёму!

Длинный заголовок — это уже не заголовок, а часть содержания!

Если заголовок не интересный, то и письмо читать не очень хочется!

Петя. Есть и еще одна причина, по которой к тексту в поле Тема нужно относиться очень внимательно. Этот текст у получателя сообщения становится пунктом меню в списке писем:

Из этого меню пользователь выбирает позицию для просмотра сообщения. Если по заголовку трудно понять содержимое письма, выбор будет затруднён.

Папа. Согласен! Это ещё один, очень сильный довод в пользу правильного заполнения поля Тема.

Названия системных меню продумываются разработчиками очень тщательно. Они информативны и лаконичны. А вот названия позиций в меню писем формируются из полей Тема пришедшей корреспонденции. Если отправители уделяют должное внимание тексту в этом поле, у получателя получится удобное меню писем, с которым приятно работать.

Вася. Мне кажется, красивый заголовок трудно сделать коротким, да ещё информативным!

Папа. Да, это трудно.

Прежде всего, заголовок должен однозначно отражать смысл письма. Если с красотой возникают трудности, то лучше ограничиться точностью, ведь абстракция, даже красивая, мало пригодна в качестве пункта меню.

Вася. Может быть, рассмотрим пример?

Папа. Охотно.

Предположим, письмо описывает поход в лес, в котором ребята увидели ежа.

Красивое название “Лесная колючка” мало что подскажет получателю письма. Он может подумать, что письмо посвящено лесным растениям.

Плагиат “Ёжик в тумане” также плох. Потому что плагиат, и потому что неточен. (Ну ладно, ёжик. А причём здесь туман? В лесу никакого тумана не было.)

Очень хочется назвать письмо “Колючая встреча”. Этот заголовок хорошо подходит для печатного рассказа, но в качестве пункта меню непонятен.

Обычный заголовок “Поход в лес” — гораздо лучше. Он сообщает о том, что описано в тексте письма.

Но хочется в заголовке упомянуть ежа. Это ключевая тема письма.

Текст “Весёлый поход в лес и встреча с удивительным ежом” хорошо информирует о содержимом письма, но длинноват для заголовка.

Количество слов в хорошем заголовке должно быть небольшим (не более 6).

Заголовок “Поход в лес и встреча с ежом” уже лучше.

Известно, что первое слово — самое важное, оно привлекает больше внимания, кажется наиболее значимым.

Самым важным в тексте является ёж. Значит, это слово желательно написать первым.

Фраза “Ёжик в лесном походе” не годится. Можно подумать, что в поход ходили не ребята.

И озарение. “Ёжик”! Вот название, которое говорит о самом важном: о еже. Подробности и подоплёка встречи описана в тексте письма.

Да… А вдруг читатель подумает, что в письме описаны виды ежей, их анатомия, повадки… А в письме — просто весёлый рассказ о лесной встрече.

И окончательный вариант: “Ёжик. Лесная встреча”.

Вася. Вот это да! Не думал, что к заголовкам нужно относиться так серьёзно!

Проверка правописания

Вася. Когда мне приходится писать тексты, то сразу начинает волновать вопрос об их грамматической правильности. Знаю, сейчас вы будете опять говорить, чтобы я серьёзнее относился к урокам русского языка!

Папа. И это тоже! Но большинство почтовых программ, подобно Word, умеют проверять правописание!

Вася. Здорово! А как включается эта проверка?

Петя. В программе The Bat! в окне редактирования писем можно установить флажок Автоматическая проверка (пункт меню Орфография), а в качестве языка установить Русский:

В программе Outlook Express проверка выполняется кнопкой Правописание в окне редактора писем (или соответствующим пунктом в меню Сервис, или клавишей F7):

Длина строки

Папа. Хочу ещё раз предостеречь Васю от длинных строк в письмах.

Вася. На мою бедную голову постоянно сыплются нравоучения! Что теперь на этот раз?

Папа. Рекомендую при написании писем придерживаться длины строки от 60 до 70 символов. Такая ширина наиболее удобна для чтения как обычных, так и компьютерных текстов.

Вася. А как обеспечить нужную длину строки в почтовых программах?

Папа. Лучше всех на этот вопрос умеет отвечать ЯНЗ, и мы можем посмотреть записи моих бесед с ним на эту тему.

The Bat!

ЯНЗ. В настройках этой программы можно установить позицию переноса строки на вкладке Свойства/Настройка/Редактор (общее)/Переносить текст:

Если установить 70 в этом поле, то при наборе письма редактор The Bat! будет автоматически переходить на новую строку после 70 позиции.

Отличительная особенность The Bat! — полное соответствие видимого и отправляемого текстов. Если на экране редактор переходит на новую строку, в письмо вставляется код перевода строки. Если отправитель видит на экране длинную строку, к получателю уйдёт именно эта длинная строка.

У многих других почтовых клиентов, в том числе у Outlook Express, поведение иное. Отправитель видит на экране один текст, а к получателю уходит совсем другой.

Outlook Express

ЯНЗ. Сам по себе текст, конечно, не меняется, но разбиение на строки может оказаться совершенно другим. Дело в том, что механизмы отображения текста в редакторе и в реальной отправке письма в Outlook Express не связаны (речь идет о версиях этой программы вплоть до шестой).

Настройка длины строки есть (Сервис/Параметры/Отправка сообщений/Настройка обычного текста), но редактор её никак не учитывает и переносит строки, подстраиваясь под текущий размер окна.

А вот при отправке размер, указанный в настройках, вступает в силу и все строки, длина которых оказывается больше заданной, подвергаются разбиению. Отправитель этого не видит, а получатель зачастую получает текст, читать который весьма затруднительно:

 Для того чтобы пакет с информацией не "заблудился" по
 дороге, узлы
 Интернета, через которые он движется, имеют в своем
 распоряжении так
 называемые таблицы маршрутизации -- электронные базы
 данных, в которых
 содержатся указания, куда именно отсылать тот или иной
 пакет информации,
 если он следует на такой-то адрес. Таблицы
 маршрутизации рассылаются на
 узлы централизованно, периодически меняются и
 дополняются. Серверы узлов,
 осуществляющие маршрутизацию, называются
 маршрутизаторами, или роутерами
 (от английского "router" -- "маршрутизатор").

Чтобы избежать подобной “гребёнки”, можно поступать так:

1. В настройках установить ширину строки 132 символа (больше Outlook Express просто не разрешает).
2. При подготовке письма делать достаточно широкое окно. Лучше всего раскрыть окно на весь экран.
3. При наборе не доводить текст до правого края окна, не позволять редактору выполнять автоматический перевод строки.
4. В каждой строке после 60-70 символов вручную нажимать Enter.

Это, конечно, неудобно. Но это единственный способ добиться от Outlook Express приличного форматирования писем. Чтобы читателю было удобно, писателю приходится идти на некоторые жертвы.