|
На этой странице:
Правила хороших ответов
У Васи новое увлечение: он решил сделать в Интернете сайт. Мало того,
уговорил Колю свить в Интернете гнёздышко на двоих.
А что? Сейчас все имеют сайты: фирмы, школы, детские сады, Президент
России и даже Пётр Мячиков, их товарищ по школе.
Почему бы Васе c Колей не сделать свой сайт? А потом пригласить
посетить его друзей и всех желающих? Здорово!
И очень вовремя у Васи появилась электронная почта. Можно быстро
обсуждать с Колей предстоящую работу. Как раз сейчас Вася получил
от Коли первое электронное письмо.
Вот это письмо, посмотрите. Вася не против:
Тема письма: Заголовок и эмблема сайта
Вася, добрый день!
Рад, что у тебя появился электронный адрес!
Теперь мы сможем быстро решать все вопросы,
связанные с нашей затеей -- сделать сайт в
Интернете.
Давай подумаем, для начала, над заголовком сайта,
а также придумаем для него эмблему.
Думаю, назвать сайт можно так: "Вася и Коля
приглашают друзей прочитать эти страницы!".
А в качестве эмблемы можно взять фотографию,
на которой мы ловим рыбу: помнишь, Петя сделал
это фото прошлым летом?
---
Коля
Петя.
Привет, брат! Вижу ты получил электронное письмо?
Вася.
Да, от Коли. Мы решили сделать в Интернете собственный сайт!
Петя.
Похвально! Будешь писать ответ?
Вася.
Конечно!
Петя.
А ты знаешь, как правильно писать ответы на письма?
Вася.
Что тут сложного? Думаю, что при записи ответа нужно придерживаться
тех же правил, что и при записи обычных писем:
- Письмо должно содержать шапку (для писем моему другу Коле можно
опустить), обращение и подпись в конце.
- Содержание должно быть разбито на небольшие абзацы и даже
главы, если письмо длинное.
- Строки должны быть примерно одинаковой длины
(которая выбирается из диапазона 60-70).
- Пробелы должны быть правильно поставлены со знаками
препинания.
- В тексте должны отсутствовать грамматические ошибки.
Петя.
Всё что ты перечислил, безусловно, относится к правилам написания
ответов. Но есть и дополнительные правила. Именно для ответов.
Тема письма-ответа
В поле Тема на бланке письма-ответа принято сохранять текст
темы исходного сообщения с приставкой Re: (сокращение от
английского reply — ответ).
Корреспондент сразу поймет, на какое его письмо получен ответ.
Вася.
А можно вместо английского сокращения Re: записывать
Ответ на: или сокращение На:?
Петя.
Советую использовать только вариант Re:. Это обозначение
стандартно, все почтовые программы понимают его и правильно
обрабатывают (например, правильно сортируют письма с такими темами).
Вася.
Значит тема моего ответа на письмо Коли будет такой:
Тема письма: Re: Заголовок и эмблема сайта
Правила цитирования
Петя.
В ответах на письма полезно цитировать фрагменты исходного сообщения.
Привёл цитату, а следом написал ответ на неё.
Вася.
Зачем цитатами увеличивать текст ответа? Зачем получателю нужны
фрагменты его собственного сообщения?
Петя.
Если человек переписывается с большим количеством людей, то он может
и не помнить дословно, что кому было написано. Та же проблема, если
ответ будет прочитан через несколько дней после посылки письма.
Наконец, самое главное: ответ с цитатами легче писать и читать.
Цитата является своего рода заголовком для ответа, который за ней
следует. Понятно, что писать и читать тексты с заголовками проще, чем
однородный текст.
Заголовок настраивает и писателя, и читателя на то
содержание, которое за ним последует.
Вася.
Убедил! Тогда можно в ответе привести целиком полученное письмо,
а следом написать ответ.
Петя.
Я часто получаю такие ответы, и должен признаться, меня это всегда
выводит из равновесия! Даже не хочется больше переписываться с такими
корреспондентами.
Вася.
Почему!?
Петя.
Ну сам посуди: “километровая” цитата (в начале или конце
письма) сопровождается “сантиметровой” репликой. Приходится
искать реплику в цитате как иголку в стоге сена!
Кроме того, длинные цитаты увеличивают трафик, и мне приходится
платить провайдеру лишние деньги. Корреспондент, который посылает
такие письма, тоже платит за ненужный добавок, но это его забота. А
зачем он создает сложности мне?
Вася.
Значит, цитаты должны быть максимально короткими.
Петя.
Верно, но они обязаны быть, чтобы читателю было понятно, о чём идет
речь в ответе.
Вася.
А как нужно оформлять цитаты?
Петя.
В начало каждой строки цитаты помещают приставку
“> ” (знак “больше” и пробел за ним). Это
общепринятая практика оформления цитат в электронных письмах.
> Это пример цитаты.
А это ответ на цитату.
Иногда, перед знаком “больше” записывают имя или инициалы
автора. Это особенно удобно, когда в одном письме цитируются сразу
несколько писем (например, при одновременной переписке нескольких
людей).
Коля> Это пример цитаты.
А это ответ на цитату.
Вася посовещался с Петей о предмете своей переписки с Колей, после
чего написал товарищу такой ответ:
Тема письма: Re: Заголовок и эмблема сайта
Коля, добрый день!
Рад твоему письму!
> Теперь мы сможем быстро решать все вопросы,
Да, электронная почта -- хорошая штука!
Не понимаю, как жил без неё раньше!
> Думаю, назвать сайт можно так: "Вася и Коля
> приглашают друзей прочитать эти страницы!".
Петя забраковал это название, и я с ним согласился.
Заголовок должен кратко и ёмко отражать содержание
сайта.
На сайте мы хотим разместить рассказы о наших
собаках, поделится опытом содержания и воспитания.
Наверное, лучше назвать сайт "Наши собаки" или
"Собачья жизнь"?
> А в качестве эмблемы можно взять фотографию,
> на которой мы ловим рыбу:
И здесь Петя был недоволен. Говорит, в качестве
эмблемы (он употребил слово "логотип") нужно взять
рисунок с собакой, а нашу фотографию поместить на
страницу "Авторы".
Напиши, что ты думаешь по этому поводу?
---
Вася
Автоматика почтовых программ
Современные почтовые программы не только хранят, посылают и принимают
письма, но и заботятся о комфорте для пользователя: упрощают работу с
корреспонденцией и повышают скорость подготовки писем.
Например, почтовые программы автоматически записывают на бланк
письма-ответа электронный адрес исходного сообщения, а в
качестве темы — исходную тему с приставкой Re:.
Кроме того, почтовые программы позволяют использовать шаблоны писем,
запоминать адреса корреспондентов в специальной базе
данных — адресной книге, из которой их можно легко
вставлять на бланк письма.
Шаблоны писем
Шапка, обращение и подпись — достаточно стандартные части
любого письма. Обидно терять время, набирая в каждом письме
практически одно и то же!
Почтовые программы позволяют заранее заготовить шаблоны и
использовать их при подготовке писем.
The Bat!
В окне Свойства почтового ящика (меню
Ящик/Свойства почтового ящика) есть возможность задать шаблоны
для нового письма, для письма-ответа и другие.
Для нового письма Вася Кук создал такой шаблон:
Теперь, когда Вася вызывал на экран бланк нового письма,
оно появлялось с уже заготовленным текстом:
Рассмотрим подробнее, что задано у Васи в шаблоне:
Василий Александрович Кук
Ученик 8 класса гимназии N 7
Переславль-Залесский
%FromAddr
%DOW, %DATE, %TIMELONG
-----------------------
Уважаемый %Cursor!
--
С уважением, Василий Кук
Наряду с обычным текстом мы видим в шаблоне команды:
%FromAddr, %DOW и другие.
Эти команды (их называют макросами), почтовая программа
будет использовать для построение бланка письма.
Смысл команд, которые использовал Вася:
| Команда |
Описание команды |
| %FromAddr |
Указывает место, куда будет вставлен ваш электронный адрес из
настроек почтового ящика.
|
| %DOW |
Указывает место, куда будет вставлен текущий день недели.
|
| %DATE |
Указывает место, куда будет вставлена текущая дата (полностью).
|
| %TIMELONG |
Указывает место, куда будет вставлено текущее время (полностью).
|
| %Cursor |
Указывает место, куда поставить курсор.
Вася решил поставить курсор так, чтобы начинать
письмо с записи имени корреспондента.
|
Полный список команд (вместе с описаниями) можно увидеть, нажав
кнопку Макросы в окне подготовки шаблона. Нужную команду
можно вставить в шаблон щелчком прямо из этого списка.
То же меню с макросами можно вызвать щелчком правой кнопки мыши
внутри редактора шаблона.
Для письма-ответа Вася создал такой шаблон:
%CHARSET="koi8-r"Василий Александрович Кук
Ученик 8 класса гимназии N 7
Переславль-Залесский
%FromAddr
%DOW, %DATE, %TIMELONG
-----------------------
Уважаемый %OFromFName!
%ODOW %ODate %OTIMELONG Вы написали:
%Quotes
%Cursor
--
С уважением, Василий Кук
Ниже даются пояснения к новым командам, которые использованы в этом
шаблоне.
| Команда |
Описание команды |
| %CHARSET="koi8-r" |
Команда задаёт тип кодировки для текста письма (о кодировках будет
рассказано на следуюшем уроке). Никакого текста по этой команде на
экране создано не будет.
|
| %OFromFName |
Указывает место, куда будет вставлены имя отправителя
полученного письма.
|
| %Quotes |
Указывает место, куда будет вставлено полученное письмо, как цитата.
|
Когда Вася щёлкнул по кнопке Ответить (в списке писем было
подсвечено письмо от Пети), The Bat! на основе шаблона построил
такой бланк ответа:
Outlook Express
В этой почтовой программе возможностей для создания шаблонов гораздо
меньше.
Шаблон носит название “Подписи”, и создается на одноимённой
вкладке, которая вызывается из меню Сервис/Параметры/Подписи:
При создании шаблона можно использовать только обычный текст, макросов
нет.
Созданный шаблон автоматически заполняет бланк нового письма:
В письмо-ответ шаблон может быть вставлен (на место курсора)
при помощи меню Вставка/Подпись.
Адресная книга
Адресная книга — инструмент, который позволяет хранить и
использовать имена, адреса корреспондентов, а также другую полезную
информацию.
The Bat!
Занести в адресную книгу
Занести в адресную книгу данные из полученного письма можно при
помощи меню Специальное/Добавить отправителя… (эта позиция
меню работает для письма, выделенного в списке писем):
На экране появится окно с вкладками, относящиеся к данному
корреспонденту в адресной книге.
Электронный адрес запишется автоматически, остальные данные, в том
числе и фотографию, можно задать дополнительно.
На вкладках Новое письмо, Ответ, Пересылка
можно задать шаблоны для нового письма, письма-ответа и пересылаемого
письма. Эти шаблоны будут работать только для данного корреспондента.
Занести данные по корреспонденту можно и в окне подготовки ответа. Для
этого нужно щёлкнуть на средней кнопке в группе кнопок, расположенных
справа от поля ввода адреса:
Чтобы занести в адресную книгу корреспондента, от которого ещё не
было писем, нужно вызвать на экран окно с адресной книгой (через меню
Инструменты, соответствующей кнопкой на инструментальной
панели или клавишей F8), и в меню этого окна выбрать
позицию Новый контакт (Ctrl+T):
Извлечь из адресной книги
Извлечь адрес из адресной книги и поместить его на бланк письма можно
щелчком на заголовке адресного поля (Кому, Копия)
или кнопкой Выбор адресов.
Если вы часто пишите письма данному корреспонденту, то его адрес
можно выбрать из списка История, который открывается щелчком
на соответствующей кнопке (см. рисунок).
Outlook Express
Занести в адресную книгу
Занести в адресную книгу данные из полученного письма можно при
помощи меню Сервис/Добавить отправителя… (эта позиция
меню работает для письма, выделенного в списке писем):
Эту же операцию можно выполнить и из меню правой кнопки (щелчок на
нужном письме в списке):
Занести данные по корреспонденту можно и в окне подготовки ответа. Для
этого нужно щёлкнуть по адресной записи:
Наконец, можно на вкладке Параметры (меню
Сервис/параметры) установить флажок в позиции
Автоматически заносить в адресную книгу получателей, на чьи
письма отвечает пользователь:
Чтобы занести в адресную книгу корреспондента, от которого ещё не
было писем, нужно вызвать на экран окно с адресной книгой (через меню
Сервис, соответствующей кнопкой на инструментальной панели
или аккордом Ctrl+Shift+B), и выбрать позицию Создать
контакт (Ctrl+N) в меню Файл:
Извлечь из адресной книги
Извлечь адрес из адресной книги и поместить его на бланк письма можно
щелчком по заголовку адресного поля (Кому, Копия):
|
